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Perché per la gestione della pandemia influenzale è necessario un piano di Business Continuity

Il piano di continuità operativa per la gestione dell’influenza pandemica

Pubblicato in Gazzetta Ufficiale l’accordo, ai sensi dell’articolo 4, comma 1, del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, sul documento «Piano strategico-operativo nazionale di preparazione e risposta a una pandemia influenzale (PanFlu 2021-2023)». (Rep. Atti n. 11/CSR del 25 gennaio 2021).

La rapida diffusione del Covid-19, che ben presto si è trasformata in una emergenza pandemica, ha mostrato in questi mesi quanto fosse necessario per le organizzazioni mettere a punto un piano di Business Continuity o Continuità operativa.

In particolare, ad essere interessate in prima battuta sono state tutte quelle imprese private e gli enti pubblici che avevano la necessità di mantenere attiva la propria produzione o erogazione dei servizi (per requisiti cogenti, contrattuali o normativi) in qualsiasi settore o mercato. 

Come è stato poi dimostrato, le organizzazioni che hanno saputo adottare velocemente un piano di Business Continuity hanno potuto godere di un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, riuscendo a salvaguardare la propria reputazione e credibilità. In concreto, il piano di Continuità Operativa crea le condizioni per una risposta tempestiva ed efficace alle interruzioni, permettendo all’organizzazione di dimostrare un controllo proattivo dei rischi e un’abilità diffusa nell’affrontare le vulnerabilità operative, con evidenti benefici economici, legali e sociali.

Le organizzazioni che hanno adottato un piano di Business Continuity hanno goduto di un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza

Tuttavia è un errore pensare che la Business Continuity sia utile soltanto in una fase emergenziale. Al contrario, proprio la necessità di dover rispettare determinate normative, vincoli e obblighi contrattuali e di proteggere la propria reputazione, indicano ad una impresa o ente la necessità di una adozione convinta e continua di una strategia di continuità operativa.

Proprio per tutti questi motivi, l’accordo tra Stato e Regioni relativo al Piano strategico-operativo nazionale di preparazione e risposta ad una pandemia influenzale (2021-2023), pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale e nel quale è esplicitamente citata la Business Continuity o Continuità Aziendale (p. 105 del documento), rappresenta un fondamentale passo in avanti per fronteggiare le future, purtroppo non così improbabili, pandemie influenzali.

Le conseguenze sulle organizzazioni di una influenza pandemica

Gli effetti di una pandemia influenzale su una organizzazione sono stati e sono ancora piuttosto evidenti. Una delle prime conseguenze sulla continuità operativa è chiaramente rappresentata da fenomeni di assenteismo dei lavoratori provocati da malattie personali, dalla necessità di dover assistere i conviventi malati o dalla paura di potersi ammalare.

Come abbiamo evidenziato in questo articolo sulla figura del Covid Manager, l’aumento di stress ed ansia tra i lavoratori, correlato ad una pandemia e alle sue molteplici implicazioni (ad es. anche di natura economica), è un fattore da considerare poiché potenzialmente diffuso.

La mancanza o la riduzione del personale impatta sul funzionamento dell’organizzazione, la quale è chiamata, almeno nel breve periodo, a ripensare i carichi di lavoro al fine di salvaguardare il regolare svolgimento delle attività.

In questo senso, è fondamentale per una impresa o per un ente adottare in modo tempestivo le soluzioni organizzative più efficaci al fine di limitare gli effetti di una emergenza pandemica. Tali misure non sono uguali per tutte le organizzazioni, ma per poter funzionare devono tener conto delle diverse dimensioni dell’azienda e dei comparti potenzialmente più a rischio, della natura delle professioni coinvolte, della loro rilevanza economica e così oltre.

E’ fondamentale adottare in modo tempestivo le soluzioni organizzative più efficaci

Il datore di lavoro, dal canto suo, è chiamato a garantire la salvaguardia della salute e sicurezza di tutti i lavoratori, mettendo in campo un piano di intervento attraverso il quale favorire l’organizzazione delle risorse, delle strutture e delle procedure di lavoro, fornendo raccomandazioni chiare ed efficaci sia ai propri dipendenti che agli stakeholder esterni sulle procedure da adottare all’interno dell’azienda.

Il Piano di contrasto all’emergenza pandemica, messo a punto dal Ministero della Salute, chiarisce in questo senso che le misure da adottare riguardano:

la protezione della salute dei lavoratori al fine di ridurre il rischio di contagio tra i dipendenti e garantire la continuità delle attività aziendali.

la pianificazione delle risorse per consentire il lavoro in sicurezza e lo sviluppo di competenze specifiche affinché tutti siano preparati al meglio a svolgere i loro compiti in caso di pandemia.

Il Piano di Business Continuity prima dell’arrivo di una pandemia influenzale

Riuscire a mitigare il rischio legato ad una influenza pandemica significa mettere a punto, in primo luogo, un’analisi preliminare in grado di:

identificare il livello di esposizione del personale;

verificare la disponibilità a svolgere l’attività lavorativa attraverso soluzioni organizzative alternative (consentendo in questo modo di fronteggiare il rischio di assenze).

Contemporaneamente, all’interno di una valutazione finalizzata all’individuazione delle attività, dei processi e dei prodotti più rilevanti per l’organizzazione, è necessario pianificare lo sviluppo e la realizzazione di almeno tre ambiti di intervento:

Fabbisogno di materiale

Stimare il fabbisogno di materiale dal punto di vista delle misure igieniche come disinfettanti e mascherine protettive e di altre misure fisiche di protezione, intervenendo qualora non sia soddisfacente.

Formazione del personale

Formare ed istruire il personale in merito ai compiti, alle responsabilità e competenze nell’ambito delle misure aziendali di gestione delle crisi.

Comunicazione e gestione della crisi

Stabilire e individuare mezzi e canali di informazione noti a tutto il personale per favorire una conoscenza approfondita sulla pandemia e sulle relative misure da adottare, creando un team interno esperti nella gestione dell’emergenza pandemica.

Il Piano di Business Continuity durante una pandemia influenzale

La pandemia si riflette direttamente sul funzionamento di una organizzazione. Non a caso, durante una grave emergenza come quella che abbiamo e stiamo vivendo, è importante attuare una riorganizzazione dei processi di lavoro (ad es. ricorrendo allo smart working, reclutando ulteriore personale, rinunciando alle attività considerante secondarie) e mettere in campo tutte le risorse necessarie per mitigare il rischio di contagio.

Un piano di intervento efficace prevede una comunicazione tempestiva al lavoratore sui comportamenti personali da adottare. Indossare mascherine chirurgiche o FFP in relazione alla valutazione dei rischi, lavarsi spesso le mani, mantenere una distanza di sicurezza interpersonale di almeno 1 metro sono alcune delle azioni divenute consuetudinarie che, però, hanno mostrato tutta la loro efficacia nella limitazione della diffusione del virus.

Anche alla luce delle caratteristiche epidemiologiche del Covid-19, che una futura pandemia influenzale potrebbe riprodurre in modo similare, l’organizzazione deve adottare misure di limitazione del contatto interpersonale.

Sospendere le attività aziendali che prevedono assembramento di persone, ricorrere a modifiche degli spazi di lavoro, provvedere alla disinfezione delle superfici contaminate, programmare sanificazioni ordinarie e/o straordinarie degli ambienti, garantire la permanenza in sicurezza dei lavoratori presso la struttura e contestualmente limitare l’esposizione al rischio di contagio, sono alcune delle misure organizzative che possono salvaguardare sia la continuità operativa che la salute e la sicurezza dei lavoratori.

L’emergenza pandemica provocata dalla diffusione del Covid-19 ha sorpreso molti paesi e numerose organizzazioni, sebbene negli anni vi siano stati dei segnali che hanno mostrato quanto probabile fosse il rischio pandemico. 

Anche nell’emergenza, però, l’attuazione di misure e piani di Business Continuity, laddove adottati, hanno garantito in modo soddisfacente la continuità aziendale. Per il futuro, le azioni messe in campo e, soprattutto, testate rappresentano un bagaglio di conoscenza a cui si potrà e dovrà attingere con convinzione.

Non a caso noi di Igeam riteniamo la continuità operativa uno degli asset principali che caratterizza la qualità più rilevante di un’azienda.    

Come detto, però, è un errore considerare la Business Continuity una strategia di azione utile soltanto nell’emergenza. La continuità operativa è il nucleo centrale di qualsiasi organizzazione, perché da essa dipende la sua sopravvivenza economica e produttiva. Ma per tutelarla sono necessari mentalità, piani e procedure continuamente allenati e valutati. Solo in questo modo è possibile limitare gli effetti inevitabili di una pandemia.

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